CONCLUSÕES do 12º Encontro Nacional de Arquivos Municipais

Decorreu nos dias 14 e 15 de outubro, no Cine-Teatro Avenida de Castelo Branco, o 12º Encontro Nacional de Arquivos Municipais.

Este Encontro foi uma iniciativa do Grupo de Trabalho de Arquivos Municipais da Associação Portuguesa de Bibliotecários, Arquivistas e Documentalistas.

Sob a égide «ARQUIVOS MUNICIPAIS: O QUE HÁ DE NOVO?», apresentaram-se comunicações estruturadas em 4 eixos temáticos: Eixo 1 – Reestruturação da administração local, Eixo 2 – Interoperabilidade nos sistemas de informação, Eixo 3 – Desmaterialização da Informação, Eixo 4 – Da organização ao uso da informação.

Os membros da Comissão Científica, Carlos Guardado da Silva (FLUL), Cristina Freitas (FLUC) e Natália Antónia (CM Lisboa) tomaram-se a seu cargo a elaboração das conclusões deste Encontro, publicamente apresentadas no seu encerramento por Carlos Guardado da Silva.

Conclusões do 12.º ENAM

1. O relevo e a importância nacional e internacional das temáticas em discussão, como a Comissão Científica havia previsto quando da sua definição, eixos que o GTAM acolheu e promoveu para a realização do 12.º Encontro Nacional de Arquivos Municipais (ENAM).
2. O reconhecimento da importância dos temas em análise, testemunhada pela sua representação nacional e internacional em revistas de grande qualidade e prestígio de divulgação científica na área da Arquivística, assim como pelos políticos;
3. Diversidade de comunicações apresentadas no 12.º ENAM, sob cada um dos eixos em análise, reveladora de múltiplos olhares, bem como de uma abertura do leque de conteúdos e abordagens possíveis.
4. O reconhecimento político do papel-chave dos arquivistas no âmbito da administração autárquica;
5. A participação considerável de interessados no Encontro – 120 profissionais de informação (arquivistas, bibliotecários, informáticos, entre outros), tendo também em conta a sua realização no interior, bem como a participação de comunicantes espanhóis, com um alarga experiência e um conhecimento sólido das temáticas.;
6. O contributo da BAD para um esforço de coesão nacional, ao realizar este Encontro no interior do país, na cidade de Castelo Branco, promovendo a deslocalização dos debates, como defendeu a sua Presidente.
7. Necessidade dos arquivistas, de forma proactiva, alterarem a imagem do Arquivo Municipal, de ‘parente pobre’ para promotor da mudança, recentralizando o papel e a ação daqueles em processos e projetos de modernização administrativa e da qualificação dos serviços.
8. Necessidade de voltar a discutir a reestruturação da administração local, porém de forma distinta da realizada recentemente, devendo, em primeiro lugar, definir-se a reestruturação funcional (isto é de funcionalidades, competências, etc.), reforçando a descentralização com a delegação de competências nas freguesias, vendo, por exemplo, a junta de freguesia como um ‘balcão do cidadão’, para depois, e somente depois, partir de uma reestruturação funcional para uma reestruturação do território.
9. Uma reestruturação que deve ser acompanhada de uma modernização administrativa, que depende das pessoas e dos equipamentos (necessários em pelo menos dois terços das freguesias portuguesas), mas também de uma modernização financeira. Esta é uma condição para se poder discutir, depois, o sentido da agregação ou desagregação de freguesias e, mesmo, de municípios.
10. Reconhecimento da importância dos arquivistas, reconhecido por Sua Excelência o Secretário de Estado das Autarquias Locais, no aconselhamento das chefias e executivos, em candidaturas a programas estruturais, por exemplo, do Portugal 2020, no âmbito da modernização administrativa e da desmaterialização de processos, designadamente na procura de maior uniformidade e meios ao nível das Comunidades Intermunicipais (CIM) e das candidaturas promovidas por estas.
11. Possibilidade da apresentação de candidaturas ao Portugal 2020, por parte dos arquivistas, em domínios transversais, como o da Reforma da Administração Pública e o da Territorialização das políticas, em consonância com os objetivos 2 – ‘Melhorar o acesso às TIC, bem como a sua utilização e qualidade’ – e 11 – ‘Reforçar a capacidade institucional das autoridades públicas…’.
12. Desafios e constrangimentos, no plano funcional, decorrentes da fusão de freguesias, que exigiu a manutenção, por vezes, dos postos de atendimento que antes existiam nas sedes de distintas freguesias;
13. Impactos da fusão das autarquias na reorganização dos sistemas de informação: financeiros (agregação da informação e novos registos da entidade – NIF, registo de início de atividade e Segurança Social, redefinição da imagem e necessidade de novo registo do património, necessidade de aquisição de novos equipamentos informáticos, criando situações de incompatibilidade das aplicações existentes, não interoperáveis).
14. Existência, para o município de Lisboa, de um regime especial relativamente às outras autarquias do país, no âmbito do alargamento, descentralização e atribuição de competências (com competências partilhadas com as juntas de freguesia).
15. Dificuldade de interoperabilidade organizativa, sentida quer em Espanha (devido aos poderes das regiões), quer em Portugal.
16. Reconhecimento da importância da definição de um cronograma para a planificação e a implementação de um esquema nacional de interoperabilidade e segurança, garante da interoperabilidade e da ‘validação’ do documento/informação.
17. Constatação da capacidade reduzida de os arquivistas intervirem no sistema de informação em Espanha, quando a Norma Técnica da Interoperabilidade concede a responsabilidade de interoperabilidade à entidade que transfere a informação e não à que recebe.
18. Necessidade de os arquivistas terem uma atitude proficiente em todo o ciclo da gestão da informação, de forma continuada, desde o desenho dos sistemas e a produção da informação, assim como no âmbito das políticas e das normas de interoperabilidade, de modo a criarem um efetivo e controlado ‘arquivo digital’.
19. Necessidade de criarem soluções interdisciplinares, de promoção do diálogo e tomadas de decisão em rede, entre arquivistas, informáticos e juristas.
20. Aposta na desmaterialização, que tem também os seus riscos, exigindo-se um permanente controlo da qualidade da informação digital.
21. Necessidade da modelação de processos de negócio, com recurso a aplicações interoperáveis, que promovam a desmaterialização de processos e a oferta de serviços digitais
22. Existência de riscos, dada a fraca interoperabilidade entre sistemas de gestão da informação, no cumprimento dos requisitos do MoReq, a quase ausência de processos de certificação digital (con)fiáveis, a deficiente definição de metadados em arquivo, bem como uma quase total ausência de políticas de preservação digital.
23. Um papel acrescido exigido aos arquivistas, em contextos permanentes de mudança, como na sensibilização para adoção de novos procedimentos no âmbito da gestão da informação, de modo a vencer a resistência organizacional.
24. Necessidade sentida pelos arquivistas da reposição da sua carreira, uma vez que a substituição do termo arquivista por profissional da informação anula a sua identidade, assim como não representa de forma clara a sua função.
25. Necessidade de os arquivistas usarem os meios de comunicação, como forma de dar visibilidade ao seu trabalho e dos arquivos que gerem.
26. Amplo Interesse dos arquivistas pelos temas profissionais de arquivo, com presença nas redes sociais, assim como pelas temáticas locais, com particular destaque para a história, reposicionando o ‘arquivo como memória viva da comunidade’.
27. Necessidade de os arquivistas apostarem na implementação e utilização de tecnologias abertas, no contexto mais amplo do movimento Open Source.
28. Reconhecimento do valor e do papel dos arquivistas e da importância dos eixos temáticos do encontro por Sua Excelência o Secretário de Estado das Autarquias Locais, Dr. Carlos Miguel.
29. Excelente Acolhimento da Câmara Municipal de Castelo Branco, o qual agradece na pessoa do Presidente, Dr. Luís Manuel dos Santos Correia.