Gestão da informação em Museus: uma abordagem pela importância do acesso integrado à informação

O grande desafio dos museus para o séc. XXI “lies in the capacity to perform a transformational balance between the sensitivity of traditions and the necessary thrust if innovation, this is a thorough bold project” (Peressut, 2012).

A informação em Museus

Quando se fala em informação associada aos museus não se poderá somente pensar naquela que está associada e contida nas coleções, ter-se-á de abordar outras cambiantes: a informação bibliográfica contida nos museus, que apesar de ser tratada e estar acessível através de sistemas de informação adequados, a sua integração e a relação direta com a informação / objeto museológico é, na maior parte das vezes, omissa; e a informação administrativa, que documenta e atesta a existência da instituição e respetiva atividade, cuja produção e crescimento tem obedecido a critérios mais ou menos subjetivos (Orna & Pettit, 1998).

 “A informação é, hoje em dia, um dos motores da atividade humana,” porque o acesso à informação é central para a eficácia na decisão dos processos de uma organização (Gouveia, 2004).

Os Museus enquanto organizações culturais geram e têm à sua guarda um manancial de informação vastíssimo (Kavakli & Bakogianni, n.d.), sendo aqueles, de todas as unidades documentais (bibliotecas, arquivos e museus), os que reúnem em simultâneo o tratamento de vários tipos de informação (Peset Mancebo, 2002).

Sobre a perspetiva museológica, dada a “malha” de informação que circula e o conhecimento necessário para a tratar, torna-se essencial identificar as diferentes tipologias e centros produtores de informação, para articular e gerir de forma integrada, estabelecendo as relações necessárias entre a mesma, quer se trate de informação sobre as coleções, sobre os visitantes ou sobre alguma tecnologia multimédia, uma vez que, toda ela tem um papel representativo, num todo que é o museu e nas suas metas e objetivos a alcançar (Orna & Pettit, 1998).

Neste contexto, necessitam de ferramentas que auxiliem no processo de controlo, tratamento, difusão, dos conteúdos que custodiam. Desde a análise e tratamento (intelectual e físico) dos objetos, através do emprego de normas pelas quais atualmente se regem, à utilização de sistemas de informação, que permitem a normalização de todos os procedimentos inerentes à atividade museológica, todos se revelam essenciais e potenciadores de uma boa gestão, dos recursos que circulam nestas instituições (Fajardo, 2000).

Associar documentos de arquivo às coleções museológicas é tarefa comum no processo de documentação em museus, apesar da mesma ainda não se realizar, na totalidade, de forma digital e integrada. Aliada a esta documentação, teremos de ter presente a restante documentação de arquivo, que lhe é associada, desde a sua entrada e a todo o processo de agregação de informação, à medida que este (objeto, coleção) vai sendo alvo de estudo (Olivera Zaldua & Blázquez Ochando, 2012).

Nesta caminhada de documentação das coleções não poderemos dissociar a relevância da documentação de biblioteca, já que as obras e materiais bibliográficos referenciam e documentam os objetos inventariados das coleções museológicas.

O património documental revela-se assim um prolongamento da coleção, na medida em que a amplia e enriquece, multiplicando o seu potencial para criar nova relações, interpretações e leituras. O património documental não se limita a comentar a coleção, “sino que junto a ella forman un continuo que encarna, en su totalidade, la riqueza patrimonial del museo” (Dávila Freire, 2012).

Torna-se premente a necessidade de definição da relação a estabelecer entre os três conjuntos patrimoniais (museológico, documental e arquivístico), assim como dos seus métodos de tratamento e de classificação a utilizar para descrever as coleções (Dávila Freire, 2012).

Porquê a adoção de um sistema integrado

Do papel para o digital, novas formas de criação, armazenamento e acesso à informação, que obrigam a novas formas de a percecionar e desempenhar papéis que, até há bem pouco tempo, estavam perfeitamente clarificados e, quer se trate de registos, palavras ou dados, continuamos a estar perante informação (Mass citado por Adeoti-Adekeye, 1997).

Torna-se assim imperativo a gestão de todo o manancial produzido e acumulado nas organizações, integrando recursos tecnológicos – computadores e sistemas informáticos – para que se obtenha, como resultado final, a boa articulação entre os processos de negócio e as necessidades da organização (Getz citado por Adeoti-Adekeye, 1997).

Trata-se de gerir a informação de uma forma integrada que inclua a gestão do processamento da informação, a gestão das normas, políticas de informação e ainda os recursos de informação.

“O objetivo da gestão da informação é proteger os recursos da informação bem como as capacidades de informação, de modo a fortificar a capacidade de aprendizagem e de adaptação da organização” (Serrano, Caldeira, & Guerreiro, 2004).

Potenciar o estabelecimento de pontes de comunicação entre as diferentes tipologias de informação, criadas e geridas dentro da organização, através do recurso do digital e da utilização de todas as ferramentas, procedimentos e processos normativos inerentes, permitirão relacionar de forma consistente os diferentes recursos, facilitando assim, a tarefa de acesso ao utilizador final.

Está-se assim, perante uma mudança de paradigma, onde é necessário reequacionar a organização dos serviços das empresas e ajustar a sua missão e objetivos às necessidades da sociedade atual e às exigências do mercado. Não obstante os riscos que poderão advir desta tomada de posição, o aumento de produtividade e de retorno também são grandes, fazendo com que muitas organizações ultrapassem os limites que tinham estabelecido como meta, superando-se a si mesmas (GOUVEIA, 2004).

Paula Moura

(Grupo de Trabalho BAD de Sistemas de Informação em Museus)

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