No mundo dos negócios há uma função, muitas vezes vista como detalhe, mas sabemos que fundamental: o arquivo de documentos. Fundamental ao nível da comunicação estratégica institucional e das várias actividades relacionadas com a imagem e reputação das empresas e organizações e dos seus bens e serviços. A informação acessível, rápida e de confiança, significa segurança na decisão e valor acrescentado às empresas.
Nos primeiros anos do século XX, quase em simultâneo, nos EUA e nos países europeus mais desenvolvidos, sentiu-se a necessidade de preservar a memória das empresas. É na Alemanha que encontramos a mais antiga tradição da gestão de arquivos empresariais, sendo talvez dos países com maior preocupação no campo. Já em França, na Bélgica e na Noruega, o Estado assumiu um papel muito preponderante na guarda dos arquivos das empresas, em consequência da II Guerra Mundial.
Regra geral, os Estados europeus têm um papel preponderante na salvaguarda e difusão dos arquivos empresariais e reconhecemos a preocupação por parte de algumas empresas, que nos serviram de exemplo a trabalho, para que a dependência do seu arquivo não fosse única e exclusivamente do Estado, dando espaço ao desenvolvimento da responsabilidade privada.
No caso em particular dos Estados Unidos é de salientar que o Estado nunca tomou o papel de liderança no que concerne à preservação dos arquivos empresariais. Maior parte das vezes, as entidades responsáveis são as próprias produtoras da documentação, entidades cooperativas ou, ainda, universidades. Como exemplo, a Cola – Cola foi fundada em 1886 e é o principal fabricante, vendedor e distribuidor de concentrado de bebidas refrigerantes do mundo. Com a preocupação de preservar a sua história e, acima de tudo, divulgá-la ao público em geral, a empresa tem atualmente um arquivo virtual, onde podemos conhecer os principais produtos que ajudam a contar a história da Coca-Cola até aos dias de hoje, como sejam as diferentes embalagens do produto, ou ainda, imagens associadas à marca. Podemos conhecer o seu arquivo virtual aqui.
Na Europa, sobre os arquivos empresariais suíços sabemos que as empresas não são obrigadas a manter seus documentos históricos (excepto durante a Comissão Bergier, que tratou de documentos relativos ao período da Segunda Guerra Mundial), pelo que raramente são preservados. Os arquivos comunais apenas marginalmente se preocupam com os arquivos económicos. O Arquivo Económico Suíço (Schweizerisches Wirtschaftsarchiv, SWA) está integrado na Universidade de Basileia e há mais de 100 anos, que cumpre a missão pública de recolher e disseminar documentação relativa às empresas suíças, podendo ser consultado aqui.
O caso francês é distinto, pois o Estado tem um peso muito superior, possibilitando que os arquivos empresariais gozem de um apoio mais generalizado e constante. Esse papel por parte do Estado cresce após a II Guerra Mundial, pois o contexto a isso obrigou. Com a existência de arquivos de reconhecido interesse nacional em risco de destruição, foi necessário criar serviços para a recuperação e salvaguarda desse património. Como exemplo, a marca de luxo, Cartier, é uma empresa que a partir da década de 70 se lança na tarefa de preservação dos seus arquivos. Conta com um acervo diversificado, os seus documentos fornecem registos precisos dos acontecimentos quotidianos na Casa foi fundada, em 1898. Podemos visitar o seu arquivo em Maison Cartier aqui.
Com um forte apoio estatal desde muito cedo, o Reino Unido tem vindo a desenvolver o seu interesse e uma consciência empresarial na conservação e divulgação da sua história, através, também, dos seus arquivos. O Business Archive Council (link) – fundado em 1934, surge como uma entidade agregadora e tem como objetivos, promover a conservação de documentos de arquivo com importância histórica, prestar informação na administração e gestão de arquivos e incentivar o interesse na história das empresas (corporate archive). Como exemplos de iniciativa privada, temos a John Lewis Partnership, que é uma cadeia empresarial de diferentes áreas de negócio, tendo começado no século XIX com negócios tão diversos quanto a agricultura ou a impressão de tecidos. Atualmente é um dos exemplos a seguir no que diz respeito à valorização dada ao património cultural, como podemos seguir aqui.
Na indústria alemã, encontramos os melhores exemplos de arquivos empresariais, como é o da construtora Mercedes- Benz, cujo arquivo nos relata a história corporativa da Daimler AG e dos seus antecessores (link) .
Um dos mais famosos arquivos empresariais italiano é o do Grupo Benetton (link), criado no final de 2009, localizando-se nas instalações da Benetton Estúdios, uma ex-unidade fabril do Grupo convertida para uma nova área multifuncional. O Arquivo serve dois propósitos principais, como guardiã da herança da Benetton, uma empresa de fabrico de moda de renome mundial com 50 anos e como atelier de criatividade onde se aposta no futuro do Grupo.
Dado o valor económico, técnico e patrimonial destes arquivos, como vimos nos casos anteriormente avançados, o Grupo de Trabalho de Gestão de Documentos de Arquivo (GTGDA) reativou este ano uma linha de trabalho dedicada aos arquivos empresariais portugueses. É objetivo do GTGDA estimular a discussão em torno destes arquivos e promover a sua valorização, bem como dos profissionais que neles trabalham. É neste contexto que pretendemos conhecer os casos de boas práticas existentes em Portugal no sector. Apelamos a todos aqueles que conheçam profissionais e entidades que desenvolvem um trabalho meritório neste domínio que nos dêem a conhecer esses casos. Podem fazê-lo para gt-gda@lists.bad.pt.
