Realizou-se no passado dia 13 de novembro, o segundo evento do Ciclo de Reflexões e Debates do Grupo de Trabalho de Gestão de Documentos de Arquivo (GT-GDA) da BAD, subordinado ao tema: “Moreq 2010: à procura da implementação de requisitos”. O evento decorreu na Biblioteca Nacional de Portugal em Lisboa e contou com a participação do Eng. Rafael António, consultor, e com o Eng. Fernando Faria, da Link. A moderação do debate esteve a cargo do Dr. Pedro Penteado da Direcção-Geral do Livro, dos Arquivos e das Bibliotecas (DGLAB) e membro da Coordenação do GT-GDA.
O orador incumbido pela abordagem teórica do tema, o Eng. Rafael António (ver apresentação), efetuou um breve enquadramento sobre a gestão documental e seguidamente apresentou de forma sucinta cada um dos serviços que constituem o Moreq 2010. Alertou para a necessidade das aplicações informáticas desenvolvidas em Portugal passarem a ter como princípios orientadores os requisitos do Moreq 2010, na medida em que constitui um referencial de boas práticas utilizado e reconhecido pela comunidade internacional. Sublinhou ainda a necessidade de rever os dispositivos legais no que concerne à desmaterialização dos documentos/processos, implementação da interoperabilidade e da preservação digital.
A apresentação do Eng. Fernando Faria (ver pdf) esteve sobretudo orientada para a experiência da Link no âmbito da gestão documental com o produto Edoclink, bem como a participação no projeto ArDoc. A primeira experiência de aproximação do produto ao Moreq 2 foi conseguida em 2010 e a partir do ano seguinte iniciou-se um processo de desenvolvimento tendo por base os requisitos definidos no Moreq 2010. Foi mencionado que o Edoclink contempla alguns dos requisitos da atual versão do Moreq mas não a totalidade devido, entre outros constrangimentos, à dificuldade de implementar na prática as regras teóricas e à resistência dos utilizadores finais da aplicação. Foi também apresentado o projeto ArDoc financiado pela União Europeia e que pretende conjugar o Moreq 2010 com a norma Metadata Encoding and Trnasmission Standard (METS), numa parceria entre a Link INOV e o Instituto Politécnico de Leiria.
Após as apresentações seguiu-se um frutífero debate onde se destacam as dificuldades sentidas em Portugal relativamente à implementação de sistemas de gestão documental, na medida em que muitas vezes se reduzem ao registo da correspondência e à implementação de alguns workflows, sendo necessário alterar esta realidade redutora do conceito de gestão de documentos. Outra das dificuldades referida está relacionada com a flexibilização dos produtos em função dos requisitos solicitados pelos clientes, que muitas vezes acabam por colocar em causa a conformidade com as normas vigentes. Outro aspeto em destaque no debate esteve relacionado com o serviço de exportação e a mais-valia que o mesmo pode constituir enquanto ferramenta para a preservação digital, ao permitir a transferência de informação de uma aplicação para outra mantendo-se na íntegra idêntica à que se encontrava no repositório de origem. Foi ainda sugerido, principalmente pelo Eng. Rafael António a criação de uma comunidade que reunisse os diversos stakeholders em torno destas temáticas no sentido de definir grandes linhas orientadoras na gestão documental em Portugal e promover a adoção dos referenciais internacionais nesta área.
No evento estiveram presentes cerca de 35 participantes, tanto do sector público como privado, contando inclusivamente com a participação de participantes oriundos de empresas privadas na área da prestação de serviços de gestão documental, como também na área do desenvolvimento de software.
Este segundo evento do Ciclo de Reflexões e Debates contribuiu, deste modo, para promover a discussão e o debate em torno de temáticas que constituem preocupações atuais partilhadas por todos os profissionais da gestão de documentos do país.
Alexandra Fonseca
