No quadro da gestão da informação arquivística nas entidades públicas, a Macroestrutura Funcional (MEF) é perspectivada como um instrumento de características universais, dotado de uma estrutura hierárquica desenvolvida a dois níveis, isto é, o enfoque é dirigido para as Funções e Subfunções exercidas pelo Estado, proporcionando desta forma uma visão integrada, global e holística na gestão da informação arquivística. A MEF foi concebida como ferramenta de apoio à elaboração de planos de classificação de natureza funcional, tendo como base essencial a interoperabilidade semântica entre sistemas de informação.
O plano de classificação, criado para organizar a informação gerida por determinada entidade, neste caso pertencente à estrutura do Estado, deve ser elaborado conforme à MEF, assumindo características de base funcional e hierárquica. Esta construção deve obedecer à integração das classes de 1º e 2 º níveis (Funções e Subfunções) importados da MEF, desenvolvendo-se, a posteriori, um 3º nível, enquadrado numa perspectiva funcional, que representa integralmente os processos de negócio (PN) desenvolvidos pela Administração. Relação hierárquica bem definida, onde os PN integram uma função e subfunção (MEF), materializando-se aquando da produção documental de determinada série, onde existirá sempre um input e um output relativos a determinado produto ou serviço, derivados de um conjunto estruturado de actividades e com um número de intervenientes em todo o desenrolar do PN.
Estamos assim perante dois tipos de categorização que se integram e complementam dando origem ao instrumento Plano de Classificação. Por um lado, as de 1º e 2º nível, que correspondem à Macroestrutura Funcional (Função e Subfunção), responsáveis por estabilizar e normalizar o processo classificativo informacional, através do princípio da interoperabilidade semântica. Por outro a de 3 º nível, referente ao Processo de Negócio (produto/serviço), considerado igualmente como elemento chave na materialização das actividades e ações que decorrem dentro das entidades, ao reflectir a sua realidade, contextualizadas através das funções que exercem. O processo de negócio é assim perspectivado como elemento que permite disciplinar, organizar e optimizar a gestão da informação, ao contribuir de forma eficaz para a correcta aplicação da classificação nos sistemas de informação das entidades. De acordo com a abordagem por processo de negócio, considerado essencial na construção de planos de classificação conformes à MEF, a classificação deve permanecer sempre no terceiro nível, sendo atribuída única e exclusivamente ao PN, sendo que todos os documentos que compõem esse mesmo PN devem assumir a mesma classificação daquele. A sua atribuição é da responsabilidade do serviço que cria, produz e gere o processo de negócio e a operação de atribuição de classificação deve ser realizada no momento inicial do desenvolvimento processual.
Em termos comparativos, quando se fala de sistemas de classificação orgânicos e funcionais, este último, se conforme à MEF, apresenta vantagens únicas, ao apresentar uma perspectiva unidimensional com a representação de relações hierárquicas – função e subfunção -, através da atribuição de um significado tendencialmente unívoco a cada objecto de informação, evitando desta forma desvios classificativos e organizacionais. Este ponto é visível pela natureza de amplitude e versatilidade que apresenta, em clara oposição a uma visão multidimensional e inflexível da perspectiva orgânica, que, ao contrário do Funcional, não deixa margem de crescimento de novas classes no Plano de Classificação. Facto que é traduzido na codificação numérica não sequencial atribuída, que facilita a adaptação e alteração de actividades processuais no plano de classificação MEF.
As vantagens anunciadas têm a sua base estrutural em princípios orientadores bem definidos. Existe, neste contexto, uma macroestrutura classificativa comum a todas as entidades da Administração Central do Estado e da Administração Local, tendo em consideração as acções desenvolvidas pelas entidades, enquadradas a nível funcional. É claro o aumento do nível de eficiência devido à optimização e normalização da informação de arquivo nos sistemas de informação, que conduzem necessariamente a uma estabilidade e segurança que contrastam com o ruído causado pela proliferação de instrumentos de classificação de natureza orgânica.
A base do Paradigma Funcional, a Função, estrutural na MEF, é considerado, em nosso entender, um conceito operatório chave, assumindo a responsabilidade de estabilizar o enquadramento classificativo da informação. Esta função estabilizadora e normalizadora é reforçada pela instabilidade apresentada na perspectiva orgânica. A abordagem suprainstitucional e a subsequente transversalidade associadas ao Plano de Classificação conformes à MEF, aliam-se ao princípio essencial da interoperabilidade semântica. Todos estes elementos conduzem de forma muito objectiva à criação de uma linguagem comum a todas as entidades utilizadoras da Macroestrutura Funcional, facilitando de forma efectiva a comunicabilidade entre elas, aumentando desta forma a eficiência na troca e partilha de informação.
Quanto aos “termos de índice” incluídos nos Planos de Classificação conformes à MEF, são considerados exclusivamente como pontos de acesso de auxílio à classificação do terceiro nível (PN) e de igual modo como
elementos de apoio à classificação, não se constituindo como um quarto nível classificativo. De facto eles traduzem a materialização documental dos processos de negócio, tendo em conta determinada função ou acção desenvolvida pelas entidades. Neste contexto, a criação de um 4º nível terá eventualmente que ver com questões “apenas” relacionadas com a Avaliação. Existe, deste modo, a necessidade imperativa de organização estrutural e funcional que contribua para a estabilização dos “termos de índice”, no sentido da aplicação correcta do Plano de Classificação conforme à MEF, que irá permitir a construção de instrumentos técnicos, como a Portaria de Gestão de Informação Arquivística e a consequente Tabela de Selecção, imprescindíveis no desenvolvimento da actividade arquivística.
Nuno Marques
Arquivo Municipal de Vila do Bispo
