Realizou-se no passado dia 17 de outubro, o primeiro workshop promovido pelo Grupo de Trabalho de Gestão de Documentos de Arquivo (GT-GDA) da BAD, subordinado ao tema: “Sistemas de Gestão de Arquivo de acordo com o MoReq2010”. O evento decorreu na sala de reuniões do Edifício dos Paços do Concelho da Câmara Municipal de Albufeira e contou com a participação de Ricardo Vieira, investigador do INESC-ID e com Maria Martins Barreira, consultora da Link.
A sessão de abertura esteve a cargo de Maria Margarida Vargues, Presidente do Conselho Directivo Regional do Sul e de Alexandra Lourenço, Presidente da BAD
Este workshop teve como objetivo específico, conforme consta no programa “(…) identificar e compreender os principais requisitos dos serviços que devem existir num sistema de gestão de arquivo de acordo com a especificação de requisitos Moreq2010”. Nesse sentido, Ricardo Vieira começou a sua apresentação abordando as questões de terminologia em torno dos conceitos documents and records (documentos e documentos de arquivo) e record system (sistema de arquivo) que constam na ISO 15489 (NP 4438), bem como noutros intimamente relacionados. Seguidamente apresentou o MoReq2010 relativamente ao contexto do seu aparecimento, objetivo da especificação, a sua evolução desde 2001 até 2011, data de publicação do MoReq2010, bem como fez alusão a outros referenciais normativos relacionados. A este propósito, referiu que o DLM Fórum planeia uma integração do MoReq com a norma ISO 16175 – ICA-Req: Principles and functional requirements for records in electronic office environments. Após este enquadramento apresentou cada um dos principais serviços de um sistema de gestão de arquivo, nomeadamente: o serviço de utilizadores e grupos, o modelo de papéis e funções de utilizadores, serviços de classificação, serviço de documentos de arquivo, modelo de metadados, serviços de Tabela de selecção, serviço de retenção e destino, serviço de pesquisa e relatório e serviço de exportação. Após abordar cada um destes serviços, deu nota de outros requisitos: módulos de plug-in e requisitos não-funcionais, tendo referido que as organizações devem definir quais os requisitos que vão encontro das suas necessidades quando vão adquirir um sistema.
Seguidamente, foi dada nota do futuro do MoReq2010 quanto ao modelo que o DLM Fórum pretende seguir. Foi assim referida a certificação e treino que passará pela existência de 3 centros de testes em organizações distintas, a certificação da conformidade de 3 sistemas com este referencial, bem como a existência de formadores certificados. Ricardo Vieira também referiu que o MoReq adoptará uma marca única – MoReq – deixando se existir a distinção na nomenclatura entre as diferentes versões (MoReq, MoReq2 e MoRe2010), como até ao momento. As próximas publicações serão sob a forma de documentos separados, novos módulos que adicionam informação mais pormenorizada mas não procedem à sua alteração.
Terminou a sua comunicação informando que o DLM Fórum realizar-se-á nos próximos dias 10 a 14 de novembro no Instituto Superior Técnico e conta, até ao momento, com cerca de 150 participantes. Deu igualmente nota que os associados da BAD usufruem de um desconto de 50% na sua inscrição. Informação adicional sobre este evento poderá ser encontrada no seguinte endereço: http://dlmlisbon2014.dlmforum.eu/.
Após esta comunicação, com uma forte componente teórica, tendo por base o referencial teórico MoReq2010, seguiu-se a apresentação comercial do produto da Link, o Edoclink, a cargo de Maria Martins Barreira, consultora da referida empresa.
O Edoclink tem evoluído, tendo sido desenvolvidas várias versões numa óptica que se pretende de alinhamento com os requisitos que constam no MoReq, no entanto, refere que a passagem da teoria à prática não é linear. No entanto, a Link tem optado por implementar serviço a serviço e está neste momento a trabalhar numa nova versão, conforme referiu a consultora Maria Martins Barreira.
Durante o workshop ocorreram diversos momentos de debate em torno destas temáticas. As questões colocadas focaram aspetos mais técnicos relacionados a conformidade do XML com o modelo definido pelo MoReq2010, bem como com a interligação e os requisitos dos sistemas de negócio e os sistemas de arquivo. Foi ainda alvo de discussão pelos participantes e oradores, qual o momento em que as organizações devem proceder à classificação dos documentos e como devem ser atribuídas/distribuídas as responsabilidades quanto a este requisito que assume carácter obrigatório por esta norma de facto.
No evento estiveram presentes cerca de 25 participantes, tanto do sector público como privado, contando inclusivamente com a participação de participantes oriundos de empresas privadas na área da prestação de serviços de gestão documental, como também na área do desenvolvimento de software.
Este workshop contribuiu, deste modo, para promover a discussão e o debate em torno de temáticas que constituem preocupações atuais partilhadas por todos os profissionais da gestão de documentos do país.
Disponibiliza-se abaixo os PPT que serviram de base a este workshop: Sistema de Gestão de Arquivos PPT_Ricardo Vieira
BAD – Grupo de Trabalho de Gestão de Documentos de Arquivo (GT-GDA)
