Por iniciativa do Grupo de Trabalho de Arquivos Municipais (GT-AM) da BAD, realizou-se no passado dia 15 de abril, a primeira Tertúlia com o tema Administração on, Arquivos off. É possível? e o objetivo de perceber como as regras dos diferentes estados de emergência, influenciaram o funcionamento e métodos de trabalho das organizações, em geral, e dos arquivos, em particular.
Esta Tertúlia contou com os testemunhos de João Paulo Lopes do Arquivo Municipal do Porto, de Daniel de Melo do Arquivo Municipal de Coimbra, de Miguel Narciso do Arquivo Municipal de Leiria e de Sílvia Arvana do Arquivo Municipal de Estremoz, que deram conta que o serviço de arquivo, quer na sua aceção mais patrimonial, histórica e cultural quer na aceção mais administrativa, continuou a funcionar e conseguiu dar resposta a todas as solicitações que teve tanto de clientes externos como internos.
Nalguns dos casos relatados, o Arquivo veio a ganhar novas competências e um novo reconhecimento. Percebeu-se que os procedimentos tinham de ser desmaterializados e que a gestão da informação digital é também competência do Arquivo, enquanto serviço que contém informação fundamental para a tomada de decisões da Administração e para fazer prova e garantir o exercício de direitos por parte dos cidadãos. Foram ainda referidos os receios de que alguns destes processos de desmaterialização tenham sido feitos ad-hoc e de que haja informação a circular e ser tratada fora da gestão documental ou das aplicações de negócio, nomeadamente com recurso ao e-mail e aos softwares de videoconferência.
Ao longo da conversa, foi ainda possível perceber que, dependendo do nível de maturidade dos processos de desmaterialização das organizações, houve que fazer maiores ou menores mudanças ao funcionamento do Arquivo e houve maior ou menor facilidade de adaptação dos clientes às novas formas de acesso à informação.
Em jeito de conclusão, verificou-se que, não obstante os entendimentos das regras dos estados de emergência, os arquivos estiveram e estão sempre on, permitindo que outros serviços assim estivessem também.
Para ouvir e sentir de perto estes relatos assista a esta Tertúlia no canal do Youtube da BAD.
O Grupo de Trabalho de Arquivos Municipais
