O Grupo de Trabalho de Gestão de Documentos de Arquivo (GT-GDA) nasceu em dezembro de 2011, no âmbito de um incentivo da BAD à reativação do trabalho colaborativo. Resultado da fusão entre as antigas Secções de Gestão de Documentos de Arquivo e de Arquivos Empresariais da BAD, o GT-GDA herdou parte dos seus objetivos, mas definiu um espaço próprio que marcaria os anos seguintes. A orientação que hoje mantemos, foi definida logo nas primeiras reuniões do grupo: “O GT-GDA tem como objetivo estudar, refletir, debater e atuar com vista à implementação, no país, dos princípios e boas práticas de gestão de documentos de arquivo, independentemente do seu suporte”.
Este objetivo foi desenvolvido ao longo dos anos em diferentes linhas de ação e atividades, tendo-se mantido ativas até hoje a Realização ou tradução de estudos e normas e o Ciclo de Reflexão e Debates. Pelo caminho, estudámos a desmaterialização de documentos de arquivo, analisámos a metodologia para a tradução e adaptação de um Dicionário de Terminologia Arquivística, planeámos a produção de um Diretório de Profissionais BAD, desenvolvemos uma metodologia de aplicação do RGPD, promovemos um encontro internacional de arquivistas e profissionais da gestão da informação, realizámos vários encontros sectoriais de arquivos empresariais e, mais recentemente, estudámos como avaliar o valor da informação de forma tangível, entre outras linhas de trabalho.
O Ciclo de Reflexão e Debates, que conta com onze eventos até ao momento, foi pensado desde o início como um momento informal de partilha e troca de experiências. Em cada evento convidamos pelo menos dois oradores, um focado na dimensão teórica do tema e outro com uma experiência de aplicação para apresentar, que partilham e discutem com os participantes a sua experiência num ambiente descontraído e propício ao diálogo. O critério da escolha do tema foi sempre pautado por assuntos pouco discutidos pela comunidade de profissionais, desafiantes na sua implementação e atuais face ao contexto nacional. Assim se compreende que entre os temas abordados tenham estado a preservação digital (2013), a gestão documental e computação em nuvem na Administração Pública (2014), os arquivos e web semântica (2014), a gestão do risco na área da informação (2016), o big data (2016) ou as ontologias e a representação da informação em arquivo (2019).
A tradução de estudos e normas é outra área onde os membros do GT-GDA tem procurado apostar, convictos de que a normalização é fundamental na afirmação dos profissionais e do seu trabalho e imprescindível para o desenvolvimento de sistemas de gestão da informação com qualidade. O primeiro estudo traduzido foi de Carlota Bustelo Ruesta (link), sobre uma família de normas ISO com a qual nos viríamos a cruzar muitas outras vezes: ISO30300 – Sistema de Gestão para Documentos de Arquivo. Nos anos seguintes, em parceria com a DGLAB – entidade representada na CT007 Comissão Técnica de Normalização: Informação e Documentação, do Instituto Português da Qualidade – foram várias as traduções nas quais os membros do GT-GDA participaram, destacando-se:
- Série ISO30300
- ISO 15489-1:2016 – Information and documentation – Records management – Part 1: Concepts and principles
- ISO/TR 21946:2018 – Information and documentation – Appraisal for managing records
- ISO/TR 21965:2019 – Information and documentation – Records management in enterprise architecture
A mais recente linha de trabalho nasceu no ano passado, centrada no valor da informação. Estamos apostados em realizar uma reflexão e análise que nos conduza à identificação de indicadores tangíveis do valor da informação gerida pelas entidades, que permita demonstrar de forma cabal que o investimento em melhores sistemas de gestão da informação e em profissionais qualificados tem retorno.
O GT-GDA pretende assim continuar a contribuir para a discussão das temáticas consideradas relevantes e atuais para a comunidade de profissionais desta área através, por um lado, da reflexão e discussão interna no seio do grupo e, por outro, da promoção eventos em diversos formatos com convidados de diferentes áreas do conhecimento de forma a torná-los mais profícuos e uma mais-valia para todos os participantes.
Participa! Junta-te a nós!
O Grupo de Trabalho de Gestão de Documentos de Arquivos (GT-GDA)
