Em teoria, a criação de sistemas de informação com capacidade para interligar diferentes bases de dados, permitem melhorar efetivamente a qualidade da documentação e da inventariação em contexto museológico enquanto funções centrais na gestão das coleções. E na prática?
Na prática, não basta projetar um sistema integrado de informação e disponibilizar em massa os registos de inventário para termos uma disseminação fidedigna do conhecimento que as coleções proporcionam. A qualidade e a acessibilidade da documentação museológica dependem, diretamente, da eficiência do cumprimento das funções museológicas e da existência de linhas orientadoras que promovam a normalização dos procedimentos de documentação e de inventariação.
No âmbito do Mestrado em Museologia, desenvolvi um trabalho de projeto[1] com o objetivo de compreender de que forma é que estas funções têm vindo a ser desenvolvidas no Museu Nacional da Música (MNM), nomeadamente, na gestão da sua coleção instrumental. Tendo por base um diagnóstico aos procedimentos adotados pelo MNM, foi possível concluir que não existia, no sentido pleno do conceito, um sistema de informação e de documentação implementado e que, de uma forma geral, o inventário apresentava uma disparidade significativa no tratamento e na apresentação dos seus conteúdos.
A partir das conclusões retiradas do diagnóstico e das reflexões teóricas sistematizadas num primeiro capítulo, os contributos deste trabalho centraram-se em reunir, num único documento, uma proposta estrutural e de conteúdos para um guia de utilizador, materializado no Apêndice VI do referido trabalho de projeto.
Ao desenvolver este guia procurei sempre refletir sobre a melhor forma de compatibilizar as metodologias e normas de referência com as necessidades atuais da instituição, assim como também identificar procedimentos independentes de qualquer software de gestão de coleções, minimizando o risco das orientações ficarem desatualizadas, caso este seja alterado.Os contributos para a elaboração do guia incluem:
- Um capítulo introdutório com a definição do conceito de guia de utilizador, dos objetivos e
destinatários do guia, e de uma série de referências bibliográficas reconhecidas
internacionalmente que serviram de base teórica para o seu desenvolvimento; - Um conjunto de procedimentos para a documentação, com a distinção entre objetos
pertencentes a outras entidades e objetos da coleção do Museu; - Uma série de normas de preenchimento do inventário, com a individualização dos campos
de informação e indicação dos que deverão ser tidos como “campos de preenchimento
obrigatório”; - A proposta de desenvolvimento do arquivo documental do MNM, com enfoque na
constituição de um Dossiê de Objeto; - E uma listagem de termos operacionais utilizados e as respetivas definições sumárias.
Resumidamente, com o instrumento de trabalho que propus procurei potenciar o desenvolvimento de um sistema integrado de informação no MNM e contribuir, em particular, para uma melhoria da preservação da informação e da qualificação do inventário da coleção instrumental comunicada em exposição permanente.
Após a defesa pública do projeto de Mestrado, o guia de utilizador tem vindo a ser desenvolvido em contexto prático no MNM e, em breve, prevê-se que atinja a sua primeira versão funcional.
Cláudia Furtado, Mestre em Museologia
[1] FURTADO, Cláudia Sofia Marques, 2021. Documentação e inventariação da coleção de instrumentos musicais do Museu Nacional da Música: diagnóstico e contributo para a elaboração de um guia de utilizador sob a perspetiva de sistema integrado de informação [em linha]. Mestrado.Lisboa: Faculdade de Ciências Sociais e Humanas da Universidade Nova de Lisboa. Disponível em: <http://hdl.handle.net/10362/118996>.
