Realizou-se no passado dia 12 de julho a primeira sessão do Ciclo de Reflexões e Debates organizado pelo Grupo de trabalho de Gestão de Documentos de Arquivo (GT-GDA) da BAD, intitulada “Preservação Digital: da teoria à prática”. O evento decorreu no Arquivo Distrital do Porto e contou com a participação de Miguel Ferreira, da empresa Keep Solutions, e com Cidália Ferreira, da Secretaria-Geral do Ministério da Administração Interna (SGMAI). A moderação do debate esteve a cargo de Cristiana Freitas do Arquivo Municipal de Ponte de Lima e membro do GT-GDA. A sessão contou com cerca de meia centena de participantes.
Miguel Ferreira efetuou uma abordagem em torno dos conceitos e do estado da arte em termos de preservação digital. A sua comunicação, intitulada “De Cabinda ao Cunene” está disponível em http://repositorium.sdum.uminho.pt/handle/1822/24700 . Cidália Ferreira apresentou o caso prático da elaboração do Plano de Preservação Digital do seu Ministério e as dificuldades da sua aplicação.
Após as duas apresentações seguiu-se um período de debate onde foram levantadas diversas questões e apontadas algumas hipóteses de solução no que concerne à adoção de uma política nacional de preservação digital. O RODA – Repositório de Objetos Digitais Autênticos foi considerado por Miguel Ferreira o projeto atualmente mais evoluído a nível internacional, que deveria ser utilizado como repositório nacional, para onde todas as entidades deveriam enviar a sua informação, de acordo com regras pré-definidas, de forma a manter a coerência da estrutura de dados. Para Miguel Ferreira, a reduzida aderência ao RODA poderá estar relacionada com a forma como a divulgação foi efetuada: dirigida principalmente aos “consumidores de informação” e menos aos “produtores”. Foi ainda referido que estão por publicar dispositivos legais que regulamentem as responsabilidades destes produtores na gestão da preservação digital da informação pública, bem como as da DGLAB. Um outro aspeto apontado está relacionado com a complexidade e morosidade do envio de informação para este Repositório, identificando-se como lacuna a inexistência de uma aplicação que permita a interligação entre os repositórios de cada instituição produtora e o RODA de forma a simplificar o envio de “pacotes” de informação (SIP’s) que cumpram os requisitos definidos. Tendo em conta o atual contexto económico-financeiro, foi sugerida a possibilidade de cada Secretaria-Geral alocar uma parte do seu orçamento a esta componente, na medida em que é preciso tomar consciência da informação enquanto ativo extremamente importante das instituições. No âmbito da identificação dos custos associados à preservação, encontra-se a decorrer um projeto – 4C Project: the Collaboration to Clarify the Costs of Curation – com o objetivo de identificar os custos associados e transformá-los em modelos de negócio. Como exemplo paradigmático, a nível europeu, foi apontado caso do Arquivo Nacional da Dinamarca onde se encontra implementada uma política nacional de envio periódico da informação em suporte digital para um repositório comum.
Segundo o inquérito de satisfação realizado, o evento correspondeu de modo elevado às expetativas dos presentes (ver fotos do evento em www.flickr.com/photos/badpt/sets/72157634795683261).
Como referimos, tratou-se do início do Ciclo de Reflexões e Debates organizado pelo Grupo de trabalho de Gestão de Documentos de Arquivo que pretende, após o caloroso acolhimento deste evento por parte dos arquivistas do Norte e Centro do país, dar continuidade a esta iniciativa no sentido de promover a discussão e o debate em torno de temáticas que constituem preocupações atuais, partilhadas por todos os profissionais da área. As próximas sessões, previstas para Setembro e para os meses seguintes, debaterão os requisitos MOREQ 2010 para Sistemas eletrónicos de gestão de documentos e a gestão de documentos num ambiente de Cloud computing.
Grupo de trabalho de Gestão de Documentos de Arquivo
