A criação de um grupo para trabalhar a aplicação AtoM vai ao encontro das necessidades sentidas pelo Grupo de Trabalho da Rede de Arquivos do Algarve (RAalg), que procura assim dar a conhecer a aplicação aos seus futuros utilizadores e possibilitar a criação da sua própria página, para dar acesso aos seus acervos documentais históricos.
AtoM significa, para o Conselho Internacional de Arquivos, Acesso à Memória. É fundamentado em ambiente web, sendo um aplicativo de código aberto, baseado em padrões para a descrição arquivística num contexto multilíngue e que pode ser usado por uma única instituição, para a sua própria descrição ou pode ser definido como um “multiarquivos”, isto é, uma “lista de união”, que aceita descrições de um qualquer número de instituições arquivísticas. É precisamente este facto, em conjunto com a enorme vantagem de ser uma aplicação em código aberto, livre do peso financeiro de aplicações proprietárias, que levou a ter sido escolhida para o desenvolvimento de bases de dados de descrição de informação arquivística de natureza histórica das várias entidades pertencentes à RAalg.
O AtoM é, assim, considerado um instrumento essencial para a organização, gestão e acesso à informação de arquivo, de forma estruturada e normalizada, sendo cada entidade responsável por trabalhar em articulação com os serviços de informática para a criação da sua própria base de dados, independentemente do nível de organização e de tratamento de documentação arquivística histórica em que se encontra.
A Rede de Arquivos do Algarve, tendo em conta a sua natureza funcional, encontra nesta aplicação uma ferramenta de código aberto que serve as suas necessidades de gestão do património documental, onde o arquivista assume um papel preponderante, ao desenvolver um projecto que visa o acesso à informação e que simultaneamente permite preservar e valorizar a memória institucional.
Neste quadro e com o objectivo de dar a conhecer o trabalho desenvolvido pelo Grupo de Trabalho AtoM da RAalg, teve lugar, no dia 14 de Março de 2015, na Biblioteca Municipal Lídia Jorge, em Albufeira, um seminário dedicado ao AtoM. No dia anterior, realizou-se um workshop, sobre a problemática da Governança da Informação, que contou com a presença de Rafael António, onde foi analisada e debatida a ferramenta de gestão Moreq2010 (Modelo de Requisitos para a Gestão de Arquivos Eletrónicos), numa interessante interação com todos os participantes.
Estes encontros, direcionados a todos os gestores da informação, revelaram-se um interessante espaço de debate, de partilha de experiências e de conhecimento, onde foi possível observar diversas experiências de trabalho realizadas em arquivos, um pouco por todo o país. Tendo como ponto de partida comum a utilização do AtoM, ficou clara a potencialidade da aplicação, a sua usabilidade e a variedade de contextos informacionais em que pode ser enquadrada.
Estes eventos ficaram marcados pela excelência das comunicações apresentadas, pelo grande dinamismo demonstrado nos debates e pelo discurso inovador e de ruptura relativamente à gestão da informação. Como resultado do trabalho deste grupo, que além da parametrização da aplicação, carregou e/ou importou registos, desenvolveu-se um Manual para o Utilizador, que pretende não só auxiliar na descrição, como
No rescaldo dos dois eventos, organizados pela Rede de Arquivos do Algarve, em parceria com a BAD, fica o desafio de voltar a debater esta temática, dentro do quadro de desenvolvimento nas instituições que o adotaram.
O Grupo de Trabalho AtoM da Rede de Arquivos do Algarve
José Anjos (Município de Albufeira)
Marisa Caixas (Centro Hospitalar do Algarve)
Nelson Vaquinhas (Município de Loulé)
Nuno Marques (Município de Vila do Bispo)
Sónia Negrão (Município de Albufeira)
Março 2015
