Foi hoje publicada a Portaria n.º112/2023, de 27 de abril que aprova o Regulamento para a Classificação e Avaliação da Informação Arquivística da Administração Local.
Um objetivo para o qual se tem vindo a trabalhar há anos e que finalmente culmina com a publicação desta Portaria, um instrumento essencial para uma maior eficácia na gestão da informação e da documentação nos Serviços da Administração Local.
Esta Portaria foi preparada por um Grupo de Trabalho que envolveu diversas entidades, nomeadamente a Direção-Geral do Livro, dos Arquivos e das Bibliotecas (DGLAB), a Associação Nacional de Municípios Portugueses (ANMP), a Direção-Geral das Autarquias Locais (DGAL) e diversas autarquias.
Considerando a importância desta matéria para a comunidade de profissionais e para as instituições envolvidas, a Associação Portuguesa de Bibliotecários, Arquivistas, Profissionais da Informação e Documentação (BAD), procurou participar neste processo, de forma a contribuir para a publicação e implementação desta Portaria. Relembramos o encontro Arquivos da Administração Local: Património, Acesso e Investigação, realizado no ano passado nos dias 6 e 7 de julho, no qual esteve presente o Senhor Secretário de Estado, Dr. Carlos Miguel tendo-se mostrado sensível para a matéria e para a preocupação demonstrada por todos os profissionais.
Relembramos como esta Portaria é essencial para a boa gestão da informação dos municípios, permitindo, nomeadamente:
- Regular as atividades de tratamento de dados pessoais, em particular no que respeita ao registo, à definição de prazo de conservação administrativa e à eliminação controlada de dados;
- Contribuir para a transição digital nas autarquias;
- Incrementar a interoperabilidade entre Sistemas de Gestão de Informação;
- Viabilizar a elaboração de planos de preservação digital;
- Otimizar os processos de avaliação, seleção e eliminação de documentos;
- Racionalizar o armazenamento da documentação em espaço físico e em ambiente digital.
É ainda imprescindível para a elaboração do Plano da Segurança da Informação e para a Avaliação de Impacto sobre Proteção de Dados, questões da maior pertinência na conjuntura atual.
Mais um passo para colmatar as lacunas no quadro legal das Bibliotecas e Arquivos, fundamentais e urgentes para o bom funcionamento destes serviços em Portugal, bem como para a organização, acesso e preservação do património documental nacional.
