No âmbito do cinquentenário da BAD foi iniciado um projeto de tratamento e salvaguarda do arquivo histórico da Associação. 50 anos de associativismo da BAD celebrados, também, pela organização, tratamento e disponibilização da documentação do arquivo para que o público possa aceder à história da BAD e às suas atividades e iniciativas.
O projeto – intitulado “O associativismo e as relações ibero-americanas na área da informação e da documentação: organizar, preservar e aceder ao Arquivo da Associação Portuguesa de Bibliotecários, Arquivistas, Profissionais da Informação e Documentação” – foi financiado pelo IberArquivos. Este programa, criado em 1998, destina-se a promover a proteção e divulgação do património arquivístico dos países ibero-americanos. Atualmente, 17 países integram este programa, sendo Portugal um deles.
O objetivo principal do projeto de arquivo da BAD foi, precisamente, salvaguardar e dar acesso ao património arquivístico de uma entidade que representa de forma singular os profissionais da informação e da documentação. A Associação contribui de forma determinante para a compreensão da evolução do setor dos arquivos e das bibliotecas em Portugal e das relações e diversas atividades estabelecidas com entidades congéneres, justificando a necessidade de preservação desta memória.
Para alcançar o objetivo estabelecido, a BAD delineou diversas etapas de tratamento do arquivo. Atendendo ao prazo de 8 meses estabelecidos para a concretização do projeto, ficou proposto o tratamento de cerca de 25% do arquivo da BAD. Para tal, foi necessária uma seleção da documentação a integrar no projeto. Assim, tomaram-se como prioridade documentação referente às principais atividades da BAD, incluindo: atos de decisão (atas das reuniões de Direção Nacional e outros membros); ação pública e social; preparação e realização dos Congressos Nacionais da BAD; planos e relatórios de atividades; gestão da formação; e, à organização de diversos eventos. Estes são exemplos que materializam o grosso da atividade da BAD, com representação a nível nacional pela atividade das Delegações Regionais, e também pelas múltiplas interações com entidades externas e com os associados. Devido ao contexto do programa de financiamento, destacaram-se, ainda, documentação relativa à realização de eventos em estreita cooperação com países ibero-americanos, nomeadamente Espanha e Brasil, como protocolos de colaboração e realização de encontros científicos.
Após a seleção da documentação a ser integrada no projeto, de acordo com os critérios explicitados, deu-se início ao tratamento da mesma. Numa primeira fase foi realizada a descrição da documentação, a nível da unidade de instalação (UI). O projeto previa somente a descrição ao nível da série, porém foi possível alcançar uma descrição mais detalhada, enriquecendo os resultados do projeto.
Aquando da descrição ao nível da UI, foi elaborado um quadro de classificação orgânico-funcional, de modo a conferir representatividade às Delegações Regionais da BAD. A documentação selecionada foi alvo de classificação, tornando possível a descrição ao nível das séries. Ademais, a documentação foi acondicionada em caixas acid-free, garantindo a sua preservação a longo prazo.
Contando com o apoio da empresa GRAF_IT foi possível a digitalização de uma parte da documentação para que posteriormente fossem associados objetos digitais às respetivas descrições arquivísticas. Cerca de 27% das descrições arquivísticas encontram-se digitalizadas e disponíveis em linha no arquivo histórico da BAD.
O projeto envolvia, também, uma dimensão de divulgação e promoção do arquivo, pelo que se tomaram iniciativas nesse sentido. Foram elaborados artigos e uma apresentação no 14º Congresso Nacional da BAD para que o público tomasse consciência do projeto que estava a ser desenvolvido. Deste modo, pretende-se que o arquivo tratado e disponibilizado possa ser acedido, resultando no estudo e dinamização do mesmo.
O software utilizado foi o AtoM (Access to Memory) possibilitando a descrição normalizada da documentação e a associação da imagem digital. O tratamento incluiu também a descrição da Coleção Fotográfica da BAD, disponível no Flickr da Associação.
O projeto foi um sucesso, tendo sido cumpridos os objetivos propostos em plenitude. Espera-se agora um esforço de continuidade, de descrição da documentação e respetiva classificação, preservação e disponibilização ao público, assim como a promoção de estudo do arquivo. Crê-se que a dinamização do arquivo deva ser uma tarefa ativa, para que alcance um público maior, esperando que, algum dia, o arquivo da BAD seja acedido com regularidade.
O resultado final do projeto já se encontra disponível ao público através da página oficial da BAD no AtoM. A BAD encoraja a exploração do website do arquivo da BAD, pois já se encontram disponíveis para consulta diversos recursos, como descrições arquivísticas, coleção fotográfica, objetos digitais e informação sobre a história da BAD.
Entretanto, está a ser planeada uma ação de divulgação pública, que ocorrerá em forma de apresentação do projeto, detalhando os seus resultados. Este evento deverá ocorrer ainda no presente ano de 2023. Daremos notícias muito em breve!
É importante que não se deixe este projeto cair no esquecimento. Os arquivos não estão mortos. Pelo contrário, são repletos de vivências, experiências e aprendizagens!
Sofia Diogo
Arquivista da BAD
