O auditório do Goethe Institut acolherá, já no dia 27 de setembro, mais de 100 participantes na Jornada “Regulamento Europeu de Proteção de Dados Pessoais e os novos desafios das organizações”. A organização deste evento é da responsabilidade do Grupo de Trabalho de Gestão de Documentos de Arquivo, da Associação Portuguesa de Bibliotecários, Arquivistas e Documentalistas (BAD), prevendo-se que, ao longo do dia, sejam discutidas diversas abordagens e posições acerca da implementação do Regulamento Europeu de Proteção de Dados Pessoais, que entrará em vigor em maio de 2018.

Organizado em quatro painéis, o encontro contará com oradores que nos trarão a sua perspetiva da aplicação do Regulamento nas entidades que representam. A Mesa 1 é dedicada à aplicação do Regulamento em organismos públicos; a Mesa 2 conta com representantes do setor privado e a Mesa 3 com representantes de entidades com funções reguladoras, de supervisão e de defesa do consumidor. A quarta e última Mesa será destinada a um debate sob o tema “Uma visão de futuro”.

Ao convidar entidades de diferentes setores de atividade e especialistas de diversas áreas do saber, a BAD pretende promover o interesse e a vocação dos arquivistas, enquanto parte interessada e potencial interveniente na matéria.

O Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados – Regulamento (UE) 2016/679 – apresenta um conjunto de alterações e inovações face ao anterior enquadramento legislativo, a Lei n.º 67/98, que transpõe para a ordem jurídica portuguesa a Diretiva n.º 95/46/CE. A BAD pretende apoiar o processo de mudança para a aplicação deste novo regulamento e informar sobre as alterações mais significativas.

E porquê os arquivistas? – poderão perguntar. A resposta é simples: os arquivistas reúnem um conjunto de características e competências no âmbito da gestão de informação, que os habilitam a tratar de questões essenciais, quando se fala em proteção de dados pessoais: a transparência e a responsabilização pelo tratamento, a proteção de dados desde o momento da sua produção.

A responsabilização das entidades pelo tratamento dos dados e o reforço das competências de fiscalização da autoridade de controlo nacional implicam uma adequada dotação de recursos, a qual deverá ser contemplada em termos orçamentais. A falta de reconhecimento ou capacidade para esse investimento, colocará em risco o interesse maior de proteção de dados pessoais.

Os arquivistas, enquanto profissionais da informação, possuem conhecimento especializado sobre as categorias de dados pessoais. São, simultaneamente, responsáveis pelo tratamento da informação e fornecedores de dados. Encontram-se capacitados para a criação e desenvolvimento de políticas de acesso a dados pessoais, para a documentação dos procedimentos relativos ao tratamento dos dados pessoais e para o mapeamento das alterações a introduzir nos sistemas, nomeadamente no âmbito da pseudonimização. São elementos chave para a gestão do processo de aplicação do novo regulamento e para assumirem o lugar de encarregados de proteção de dados (Data Protection Officer, um novo papel criado pelo Regulamento).

A sua intervenção é essencial para permitir aos serviços de arquivo a preservação de um património único e insubstituível e a proteção dos direitos dos cidadãos, garantindo, no futuro, o valor probatório dos documentos que dizem respeito às pessoas. Aos profissionais da informação compete garantir no longo prazo o equilíbrio entre a proteção dos interesses das pessoas e a proteção da liberdade de informação.

Os arquivistas têm ainda especiais responsabilidades no que diz respeito à manutenção da integridade e autenticidade dos documentos na atualidade e no longo prazo, preservando os documentos inalterados e garantindo o seu acesso ao longo do tempo. Estão preparados para o cumprimento do conjunto de garantias e derrogações, consideradas no novo Regulamento, para o tratamento para fins de arquivo de interesse público ou para fins de investigação científica ou histórica.

Numa abordagem que não se faz de outra forma, se não cruzando saberes de várias áreas, convidámos especialistas na matéria, que nos trarão o seu entendimento, formado a partir das suas experiências nas instituições que representam e dos seus conhecimentos especializados em áreas como o Direito, o Compliance, os Sistemas de Informação, a Cibersegurança, e claro, a Arquivística.

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