Realizou-se no dia 17 de Fevereiro de 2017, no Auditório da Biblioteca Municipal de Oeiras, o 6.ºEncontro de Arquivos Empresariais, promovido pelos Grupos de Trabalho de Arquivos Municipais (GT-AM) e Gestão de Documentos de Arquivo (GT-GDA) da BAD.
Subordinado ao tema “Arquivos empresariais: quem não trabuca não manduca”, contou com cerca de 60 participantes das mais diversas áreas de actividade, dos sectores público e privado, passando por empresas prestadoras de serviços, empresas públicas, da Banca e de Seguros, Câmaras Municipais e Universidades.
Foram objetivos deste Encontro, sublinhar a necessidade das boas práticas de gestão da informação para o aumento da eficiência e da competitividade nas empresas, destacar a importância dos arquivos de empresas para a construção da memória social e económica e compreender a perspetiva dos gestores e arquivistas sobre a gestão da informação e dos arquivos de empresas.
O evento contou com o patrocínio das empresas Mind e Papiro e com o apoio institucional da Câmara Municipal de Oeiras.
Após a sessão de abertura, realizada pelo vereador da Câmara Municipal de Oeiras, Ângelo Pereira, e pela presidente da BAD, Alexandra Lourenço, seguiu-se o I painel, Gestão de Informação: banca e seguros, moderado por António Gil Matos. Foram apresentados casos práticos de modelos de gestão de informação destes sectores, considerando os processos de desmaterialização, políticas de compliance e o recente Regulamento de Protecção de Dados Pessoais, já em vigor.
No segundo painel, Gestão de Informação: mundo empresarial, moderado pelo vereador Ângelo Pereira, foram apresentadas as perspetivas e os desafios das empresas de gestão e custódia documental, bem como um trabalho sobre o Gabinete da Ponte sobre o Tejo preparado para a comemoração do 50.º aniversário, por parte da empresa Infraestruturas de Portugal, empresa pública que resulta da fusão entre a Rede Ferroviária Nacional – REFER, E.P.E. e a EP – Estradas de Portugal, S.A. (EP, S.A.).
No terceiro painel, sob a égide dos perfis e das competências dos profissionais da informação, foram ouvidas apresentações de arquivistas municipais, representantes de sociedades de advogados e de universidades. A competência e o posicionamento do arquivista moderno, que para lá de ser um gestor de informação ou um curador digital, compreende o valor da informação e as necessidades informacionais das organizações em que está inserido e que sabe gerir essa mesma informação numa perspetiva empresarial.
Dando continuidade aos trabalhos, seguiu-se um debate com um representante da entidade que supervisiona a política arquivística a nível nacional, a DGLAB, um representante da associação profissional, a BAD, e um representante de uma instituição de ensino superior, NOVA IMS, onde se fez um resumo sobre o presente e o futuro dos arquivos empresariais e o papel dos profissionais da informação. Os arquivos empresariais são áreas com legislação específica, o que implica a existência de profissionais da informação, capazes de extrair valor, conciliando dois tipos de perfis: o “arquivista tradicional” e “gestor da informação”.
Enquanto Presidente da BAD, Alexandra Lourenço referiu que relativamente à formação, a experiência da associação com as entidades privadas não é tão grande quanto com as públicas. Entre 2000 e 2006 verificou-se uma maior actividade em torno dos arquivos empresariais, cujo grupo acabou por se extinguir em 2006, o que demonstra também e é o reflexo da escassez dos profissionais desta área nas empresas, entre outros aspectos.
Pedro Penteado, em representação da DGLAB, abordou a questão do questionário de diagnóstico feito às entidades públicas e ao sector empresarial do estado sobre a gestão da documentação e da informação, demonstrando ainda preocupações ao nível dos arquivos empresariais que se mantém na salvaguarda do património das empresas que se extinguiram.
Roberto Henriques apresentou a nova opção académica, o “Mestrado em Gestão e Curadoria da Informação” da IMS, lançado recentemente e com origem na FCSH da Universidade Nova de Lisboa. No caso das médias e grandes empresas que apostam no arquivo, isso acontece porque existe legislação que o obriga, como é o caso dos bancos e das seguradoras, ou então nas empresas que têm uma visão e uma perspetiva mais social. Considera ainda que o informático não quer ser o gestor da informação e o gestor da informação não quer ser o informático, mas existe aqui margem para um novo profissional, com as devidas competências.
Seguiu-se debate com diversas intervenções por parte do público, com questões e observações sobre a profissão, os profissionais, as suas competências, a inserção no mercado de trabalho e a necessidade de legislação.
Na sessão de encerramento, Hélio Balinha, membro da coordenação do GT-GDA e Isabel Salgueiro, membro do GT- AM, sublinharam as principais conclusões do evento, agradecendo à Câmara Municipal de Oeiras, oradores, moderadores e patrocinadores.
Aproveitando a histórica vila de Oeiras, encerrámos este Encontro com uma prova do famoso vinho de Carcavelos na adega do Palácio do Marquês de Pombal.
Disponibilizamos abaixo as várias apresentações que foram feitas no evento:
Painel I – Gestão da informação: banca e seguros
O Crédito Agrícola e o seu modelo de arquivo – da implementação aos dias de hoje
Sérgio Bilé – Caixa Central de Crédito Agrícola MútuoArquivos na Banca – do Papel ao Digital
José Pardilhó – Millennium BCPArquivos Empresariais e o “Compliance”: Uma Dupla Imbatível
Pedro Bernardino – Zurich, Companhia de Seguros VidaPainel II – Gestão da informação: mundo empresarial
Gestão de Informação empresarial em Outsourcing: Desafios, Promessas e Realidades [a comunicação não foi suportada numa apresentação escrita]
Francisco Azevedo Mendes – PapiroO meu arquivo, o teu arquivo, os nossos Arquivos
Luísa Proença – MINDGuardas-me um segredo? A comunicação institucional do Gabinete da Ponte sobre o Tejo
Maria Alexandra Gonçalves e Paula Freire – Infraestruturas de PortugalPainel III – Gestão da informação: perfis e competências
Curador digital: que perfis e competências?
Cristiana Freitas – Arquivo Municipal de Ponte de LimaGerir informação empresarial: do suporte papel aos sistemas multissensoriais inteligentes
Maria Manuela Pinto – FLUP/FEUP Universidade do Porto | CIC.DIGITALGestão da informação e do conhecimento em organizações jurídicas. Perfis de desempenho
Cláudia Madureira – Sociedade de Advogados Uría Menéndez – Proença de Carvalho
